Frågor och svar om Cosmic

Cosmic är Region Gävleborgs nya vårdinformationsstöd för hälso- och sjukvården. Cosmic ersätter Melior, PMO och ett antal andra vårdsystem. Vårdinformationsstödet utgår från Cambios journalsystem Cosmic, som redan används i åtta andra regioner i Sverige.

Vår Cosmic utformas tillsammans med åtta andra regioner inom ett samarbete (Sussa samverkan). Vi har, utöver grundfunktionerna i Cosmic, köpt ett antal specialområden som kommer att integreras i Cosmic och arbetar för att anpassa Cosmic efter de nio regionernas behov.

Cosmic omfattar ett vårdinformationssystem inklusive stöd för bland annat operation, anestesi/intensivvård, obstetrik och cytostatika samt drifttjänst, support och underhåll.

Alla nio regioner inom Sussa samverkan inför Cosmic vid olika tillfällen. Region Gävleborg är fjärde region ut och har planerad produktionsstart vecka 3 2025.

Det finns många fördelar med Cosmic för både personal och patienter och nedan listas några av dem.

För patienter innebär det:

•    En journal – patienterna behöver inte ge samma grundläggande information vid flera vårdkontakter. 
•    Patientsäkerheten ökar och det blir lättare för vårdpersonalen att få en överblick.

För medarbetarna i vården innebär det:

•    Mindre administration – vilket kan ge mer tid till patienterna.
•    Lättare att planera och hitta information.
•    Enklare att kommunicera med patienter och med andra vårdkontakter.
•    Ett vårdinformationsstöd som kan utvecklas över tid och bidra till underlag för forskning.

De nio regioner som ingår i Sussa samverkan har tillsammans kravställt vilka funktioner det nya vårdinformationsstödet Cosmic ska innehålla. Kraven är formulerade utifrån de behov och önskemål som togs fram i det gemensamma arbetet inför upphandlingen.

Målsättningen är en journal med tydlig struktur för att jobba mer enhetligt och lättare kunna återfinna information. Det underlättar vår planering, informationsöverföring till kvalitetsregister eller när man exempelvis ska forska på journalens innehåll. Tillsammans räknas vi som EN STOR kund hos leverantören Cambio.

I vår gemensamma anpassning av Cosmic ingår både grundfunktionaliteten och specialfunktionerna i Cosmic, som till exempel operationsplanering, cytostatika, anestesi och intensivvård.

Ja, det kommer att vara integrerat och patienten kommer att ha möjlighet att kommunicera med vården via 1177.se.

Medarbetarens behörigheter kommer att sättas efter gällande lagstiftning, exempelvis patientdatalagen. Du kommer inte att ha tillgång till all information om alla patienter, men det kommer definitivt bli lättare att komma åt rätt information.

FVIS-programmet jobbar mycket med informationssäkerhet och behörighetshantering utifrån målsättningen att informationen ska vara tillgänglig samtidigt som den ska vara säker.

Nej, sammanhållen journal betyder en journal per patient och vårdgivare (Region Gävleborg är en vårdgivare). Cosmic innehåller en integrerad NPÖ-tjänst som ger möjlighet att visa information från andra regioner i enlighet med patientdatalagen.

Cosmic levereras med ett gemensamt Sussa-innehåll som syftar till att systemet ska förvaltas gemensamt.

Vid produktionsstart får vi en första version av Cosmic som sedan vidareutvecklas både vad gäller innehåll och funktionalitet. Större förändringar hanteras främst av den gemensamma förvaltningsorganisationen Sussa Vårdstöd och ska möta de gemensamma behoven för alla nio regioner.

Varje region har viss frihet att anpassa arbetssätten i Cosmic eftersom vårdsystemen skiljer sig åt idag. Dessa regionala anpassningar hanteras genom en särskild regional process. Fokus just nu är att säkerställa de grundläggande förutsättningarna för att införa Cosmic, och att förstå samt använda den funktionalitet som finns så bra som möjligt. Vidareutveckling utöver det kommer senare.

Ja, alla hälsocentraler i Region Gävleborg kommer att använda Cosmic.

Nej inte alla men vi kommer ha betydligt färre "uthopp".

Nej, Sussa har en egen konfiguration av Cosmic men har man jobbat i Cosmic tidigare så kommer man känna igen sig.

Önskemål om nya eller förändring av mallar skickas till SUSSA som fattar beslut. 

Vi har en pressad tidplan och inför de grundläggande funktionerna först för att säkerställa ett patientsäkert och stabilt Cosmic. Grundläggande funktioner som inte är avgörande för produktionsstart planeras att införas senare.

Vi har tillsammans med verksamheten identifierat vilka funktioner som måste vara på plats för att produktionen ska vara stabil från dag ett. Alla funktioner är viktiga, men vi måste prioritera patientsäkerhet och stabilitet först.

Vårt mål är att ni ska kunna fortsätta arbeta säkert och effektivt under övergången till Cosmic. Ni kommer att fortsätta använda vissa befintliga system och genom övergångslösningar* ha tillfälliga arbetssätt tills de nya funktionerna kan införas.

* Övergångslösningar: Avser de arbetsrutiner som tillfälligt behöver justeras inför/under pre-produktion och inför produktionsstart.

Information om införandet av funktioner i Cosmic kommer till medarbetare via deras chefer.

Utbildningen för verksamhetsstöden pågår under två dagar per person och genomförs under veckorna 38–39 år 2024. 

Slutanvändarutbildningen i Region Gävleborg är organiserad i utbildningsblock för olika verksamhetsområden, där varje block sträcker sig över två veckor med start vecka 44 och avslutning vecka 51.

Utbildningen består av två delar: först genomför slutanvändarna en e-learning som innehåller filmer, interaktiva övningar och simuleringar anpassade till yrkesrollen. Denna del tar cirka 3-9 timmar att genomföra.

Därefter deltar slutanvändarna i en digital klassrumsutbildning via Teams, som varar i fyra timmar per tillfälle och leds av projektdeltagare.

Under utbildningen finns verksamhetsstöden tillgängliga för att ge stöd och vägledning vid behov. Klassrumsutbildningen erbjuds på både förmiddagar och eftermiddagar.

Slutanvändare som arbetar i flera enheter deltar i de delar av utbildningen som är mest relevanta för deras arbetsuppgifter. Efter utbildningen förväntas de dela med sig av sina lärdomar till medarbetare och andra slutanvändare inom enheten.

Verksamhetsstöden genomgår en egen specifik utbildning under veckorna 38–39 år 2024.

Därefter får verksamhetsstöden avgöra om de ska delta på slutanvändarutbildningen tillsammans med sina medarbetare på valfria pass för att stötta och vägleda dem. Inga egna möteslänkar för slutanvändarutbildningen kommer att skickas till verksamhetsstöden.

Ja, chefer som också arbetar kliniskt behöver anmäla sig till slutanvändarutbildningen som motsvarar deras grundprofession. De chefer som inte arbetar kliniskt ska i stället genomföra e-learning och få stöd från verksamhetsstöden för att förstå de förändrade arbetssätten.

Ja, det kommer att finnas datorutrustade lokaler i Gävle, Hudiksvall och Bollnäs för de som inte har tillgång till en dator på sin arbetsplats. Platserna är begränsade, så vi rekommenderar att ni i första hand använder datorer på arbetsplatsen om de finns tillgängliga, för att möjliggöra att fler kan nyttja datalokalerna vid behov.

Utbildningsmiljön är en simulerad version av Cosmic, där användarna kan bekanta sig med systemet och testa olika funktioner. Miljön nås via VDI Horizon, vilket innebär att den är tillgänglig via en regional dator.

Testpatienter är fiktiva patienter som används i utbildningsmiljön för att simulera verkliga scenarion i Cosmic. Dessa patienter finns endast i utbildningsmiljön och kommer inte att förekomma i den riktiga versionen av Cosmic som används i Region Gävleborg och de privata hälsocentralerna. 

Eftersom utbildningsmiljön har en begränsning på max 500 samtidiga användare, har antalet inloggningar per enhet fördelats jämnt över verksamheterna. För mer information kan du kontakta verksamhetsstödet på din enhet. Det finns också möjlighet till ”drop in” för övning i utbildningsmiljön på några datorer i datasalarna: 5 datorer i Gävle, 2 i Hudiksvall och 2 i Bollnäs.

Framtidens vårdinformationsstöd (FVIS) innebär en sammanhållen digital vårdmiljö som ska ge förutsättningar för att förbättra och utveckla vårdens utförande med individen i centrum. Denna förändring går hand i hand med en ny helhetslösning för hela vårdflödet inom hälso- och sjukvården och omfattar den sjukhusbaserade vården samt primärvården. FVIS kommer bland annat innefatta en sammanhållen och integrerad journal per patient.

Arbetet kring Cosmic görs i en programorganisation som heter FVIS. Det finns ett Sussagemensamt FVIS-program och regionala FVIS-program. FVIS-programledning finns till för att stödja och driva det utvecklings- och förbättringsarbete som genomförs vid införandet av Cosmic.

Sussa står för strategisk utveckling av sjukvårdsstödjande applikationer. Sussa samverkan är ett samarbete mellan nio regioner där den övergripande idén är att samverka för att uppnå målen i nationell vision för e-hälsa 2025. En del av arbetet är att införa Cosmic.

Vision e-hälsa innebär att man vill tillvarata digitaliseringens möjligheter till att både utveckla och effektivisera hälso- och sjukvården till en mer god och jämlik vård. Samverkan skapar förutsättningar för effektivare arbetssätt i vården samt bidrar till att regioner kan erbjuda en god och jämlik vård.

Regionerna Gävleborg, Sörmland, Västerbotten, Västernorrland, Örebro län, Dalarna, Blekinge, Halland och Norrbotten ingår i Sussa samverkan.

Organisationen bildades redan på mitten av nittiotalet och inkluderade då fem regioner som tillsammans utgjorde en kundgrupp: Blekinge, Sörmland, Västerbotten, Västernorrland och Örebro län. Inledningsvis samverkade man kring förvaltning och utveckling av journalsystemet NCS Cross.

År 2014 föddes idén till att samverka för att upphandla ett nytt journalsystem. Upphandlingen startade och år 2018 vann Cambio Healthcare Systems leverantörstiteln. Juni 2019 tecknade de fem regionerna i kundgruppen från nittiotalet avtal med Cambio och 2020 tecknade ytterligare fyra regioner avtal med leverantören: Dalarna, Gävleborg, Halland och Norrbotten.

Genom att vi är nio regioner som gör det här tillsammans kan vi göra stora samordningsvinster. Vi kan gå in med gemensamma resurser, vilket gör att var och en av regionerna inte behöver skjuta till lika mycket resurser som om man gjorde detta på egen hand.

Vi kan dessutom hjälpas åt när det gäller kunskapsöverföring och erfarenhetsutbyten.
Framöver kommer våra nio regioner också under en lång tid samverka i en gemensam förvaltningsorganisation som ska hantera förvaltningen och vidareutvecklingen av Cosmic.

Sussa vårdstöd är Sussa samverkans gemensamma organisation för förvaltning av vårdinformationsstödet Cosmic och bemannas av medarbetare från alla nio regioner. Med Sussa vårdstöd blir vi tillsammans en stark part i samarbetet med leverantören och hjälps åt att driva på besluten om utveckling av funktionalitet.

Vi är starkare tillsammans! Det är den enkla anledningen till att alla nio regioner samverkar. Utgångspunkten är att lika och gemensamt är det normala. Sussa vårdstöd är ytterligare ett bidrag till vår samverkan. 

Med Sussa vårdstöd:

• Möjliggörs en säker och kostnadseffektiv regiongemensam styrning av systemförvaltning, support och IT-drift.
• Säkerställs det att det på sikt nyttjas gemensamma resursers kompetens och erfarenheter.
• Förbättras förutsättningarna för nationell samordning - tillsammans har vi mer att säga till om.
• Betraktas alla nio regioner som en kund och därmed en starkare beställare mot Cambio.

Med Sussa vårdstöd blir vi tillsammans en stark part i samarbetet med leverantören vilket hjälper Sussa vårdstöd att driva på besluten om utveckling av funktionalitet.

Sussa vårdstöds styrgrupp kommer att styra organisationen där ordförande (objektägare) och vice ordförande (objektägare, it) också har ledande roller i organisationen.

Dessa kommer att ha uppdraget under ett år, därefter övertar biträdande ordförandeskapet i respektive roll. Varje regions styrgruppsmedlem kommer att inneha ordförandeskapet enligt ett rullande schema. När biträdande tar över ordförandeskapet utser styrgruppen en ny biträdande.

Styrgruppen för Sussa vårdstöd fastställer årligen organisationens uppdrag, ambitionsnivå och bemanning genom en objektplan/verksamhetsplan med tillhörande budget och kvalitetsmått.

Sussa vårdsstöd har redan startat. Vanligtvis när regioner köper nya system implementerar man systemet, bygger upp en förvaltning och sköter driften själva. Inom Sussa samverkans FVIS-program ser det annorlunda ut. Här har regionerna köpt en tjänst som omfattar bland annat support samt förvaltnings- och utvecklingsarbete men där själva driften av Cosmic också ingår. Tjänsteavtalet med Cambio innebär att drift- och underhållsavtal börjar gälla redan efter acceptenstest 1, vilket var i februari 2023. Därför har Sussa vårdsstöd redan startat.

Områden som Sussa vårdstöd kommer att hantera är: 

• Omvärldsbevakning och extern samverkan 
• Innovation 
• Krav- och behovsinsamling 
• Utbildning 
• Interna lednings- och stödförmågor 
• Mål- och kvalitetsstyrning 
• Ekonomistyrning 
• Leverantörshantering 
• Ärendehantering 
• Mottagande av leverans (release) 
• Test- och validering
•  Arkitektur