Så förbereder vi oss för migreringen till Cosmic
Under lång tid har vi planerat för hur och när information från våra ersatta system ska kopieras över till Cosmic. Beroende på vilken typ av information det handlar om, kommer olika migreringsmetoder att användas. Vecka 43 är det dags för nästa grupp att utbildas, den kallas "tidiga användare". De ska hantera den manuella migreringen av information till vårt nya vårdinformationsstöd.
Migreringsmetoder
Det är tre olika metoder kommer att användas för att överföra information till Cosmic:
- Automatiserad migrering (RPA)
- Maskinell migrering
- Manuell migrering
– I de flesta fall krävs en kombination av flera metoder för att nå bästa resultat. Den manuella migreringen kommer fortfarande att vara en betydande del av arbetet, förklarar Kicki Ceder, delprojektledare för verksamhetsinförande.
Vilka är tidiga användare?
Tidiga användare är medarbetare från alla verksamhetsområden inom Hälso- och sjukvården. Det är cirka 300 personer, två från varje enhet. Deras uppgift är bland annat att hantera den manuella migreringen till Cosmic.
Utbildning för tidiga användare
Eftersom inte alla tidiga användare har erfarenhet av Cosmic inleds utbildningen med att de tidiga användarna får titta på e-learningfilmer under cirka två timmar. Filmerna går igenom viktiga funktioner som bokning, remisser och schemaläggning.
Därefter deltar de i en heldagsutbildning via Teams under vecka 43. Varje deltagare går en dag, och de två från samma enhet går tillsammans. Under utbildningen lär de sig grundläggande funktioner, som att skapa tidböcker för att kunna boka patienter.
Tidiga användare kommer även att gå slutanvändarutbildningen. Är man verksamhetsstöd deltar man då utifrån den rollen på slutanvändarutbildningen.
Vad gör tidiga användare?
De tidiga användarna har flera viktiga uppgifter. Deras främsta uppgift är att skapa tidböcker i Cosmic, eftersom systemet till en början är tomt. För att verksamheten ska kunna arbeta direkt i Cosmic behöver dessa användare sätta upp tidböcker där patienter kan bokas.
Maskinell migrering och väntelistor
Den maskinella migreringen hanterar väntelistposter, patienter, som står på väntelistor för återbesök, nybesök och administrativa uppgifter. Därefter måste verksamheten, vilket kan innebära tidiga användare, verksamhetsstöd eller annan personal, granska de migrerade listorna och säkerställa att de placeras på rätt väntelistor enligt verksamhetens specifika behov och prioriteringar.
– Det pågår ett intensivt arbete kring detaljerna i migreringsarbetet. Det blir handpåläggning och ett merarbete kring manuell hantering. Det är viktigt att vi gör rätt från början, så att vi migrerar rätt information på rätt sätt, säger Kicki Ceder.
Att tänka på efter att migreringsarbetet har slutförts
Efter migreringsarbetet är det viktigt att avsätta tid för de tidiga användarna att sprida sin kunskap till fler medarbetare. För att få en smidig övergångsperiod behöver några boka patienter i Cosmic, som ska komma efter vecka 3, och samtidigt jobba kvar i de gamla systemen. Det är också bra att se över hur man på ett bra sätt kan lägga upp arbetet kring väntelistor och resursplanering med Cosmic.
Erfarenheter från Örebro och av andra införanden av nya journalsystem, visar att införandet ofta innebär en inlärningsperiod. Efter införandet vecka 3 är det viktigt att tänka på att det finns bemanning på arbetsplatserna eftersom arbetet kommer att ta längre tid än vanligt. Se därför över ledigheter och möten i anslutning till produktionsstart.