Chefssekreterare till Stabsdirektör

Utgångspunkten för Stabsdirektörens uppdrag är den politiska viljeinriktningen, koncernledningens prioriteringar och verksamhetens behov av stöd i och utveckling av viktiga processer. I Stabsdirektörens ansvarsområde ingår Region Gävleborgs stabsfunktioner samt regionens tre folkhögskolor, Kultur Gävleborg och Kultursamverkansmodellen. Stabsdirektören rapporterar till två politiska nämnder, Regionstyrelsen och Kultur- och kompetensnämnden. Med effektiva processer, system och policys lägger vi grunden för en trygg verksamhet. Framgångsrika blir vi genom vår förmåga att samverka och samarbeta internt såväl som externt.

Arbetsuppgifter

I rollen som chefssekreterare kommer du att fungera som ett kvalificerat administrativt stöd för Stabsdirektören. Arbetsuppgifterna är varierande och omväxlande. Du kommer vara behjälplig i personal-, ekonomi- och utvecklingsfrågor, samt i framtagande och förvaltning av styrande dokument, avvikelsehantering, statistik och annan information som underlag för analys och beslut. Vidare är du även behjälplig i enklare utredningar och kvalitetsgranskningar, samt besvara mail och telefonsamtal. Du samarbetar även nära andra chefssekreterare.

Som chefssekreterare hos oss kommer du bland annat att arbeta med
• tid- och kalenderbokningar, samt bokning av resor/lokaler
• förbereda och organisera möten
• föra protokoll och minnesanteckningar under möten
• upprätta/revidera styrande dokument, sammanställa underlag, presentationer och vid behov handlingar till nämnderna.
• bistå i personaladministrativ handläggning och avvikelsehantering.

Hos oss får du
• en omväxlande och rolig vardag då vi är en arbetsgivare med stor variation
• ett betydelsefullt arbete där du gör skillnad
• möjlighet till kompetensutveckling i en dynamisk och mångfacetterad miljö
• ett flexibelt arbete med möjlighet till distansarbete.

Läs mer om våra förmåner: https://www.regiongavleborg.se/jobb-och-utbildning/jobba-i-region-gavleborg/dina-formaner/

Kvalifikationer

Vi ser att du är en person som har förmågan att samarbeta väl med andra, kan kommunicera och bygga öppna och tillitsfulla arbetsrelationer. Du är van att prioritera, har en väl utvecklad problemlösningsförmåga, är noggrann och är uppmärksam på avgörande detaljer.
Du framstår som uppriktig och öppen i din interaktion med andra, och har en god kommunikativ förmåga. Då du kommer arbeta i en snabbrörlig miljö ser vi att du kan fatta beslut baserat på logiska antaganden, relevant fakta och granskning av alternativ och tillgängliga resurser. Du är lugn och stabil, även vid motgångar. Du har förmågan att lägga uppmärksamhet, energi och resurser på uppgifter och frågor baserat på hur betydelsefulla och brådskande de är, samt andra personliga, organisatoriska och politiska faktorer. Vi ser även att du kan agera proaktivt och vidtar åtgärder där du ser att det krävs, med lite eller ingen styrning från andra.

I rollen som chefssekreterare ska du
• ha erfarenhet av samordning eller av arbete som chefssekreterare
• god datorvana i Officepaketet och förmågan att snabbt lära dig nya system.

Vi ser gärna att du har erfarenhet av att hantera ärenden i Agresso, Stratsys, Platina, Personec, samt Cyklop eller annat statistikverktyg. Det är även meriterande om du har en personaladministrativ- och/eller ekonomisk utbildning, samt om du har god förståelse för kraven på arbete i en politiskt styrd organisation.