Frågor och svar om Cosmic

Cosmic är Region Gävleborgs nya vårdinformationsstöd för hälso- och sjukvården. Cosmic ersätter Melior, PMO och ett antal andra vårdsystem. Vårdinformationsstödet utgår från Cambios journalsystem Cosmic, som redan används i åtta andra regioner i Sverige.

Vår Cosmic utformas tillsammans med åtta andra regioner inom ett samarbete (Sussa samverkan). Vi har, utöver grundfunktionerna i Cosmic, köpt ett antal specialområden som kommer att integreras i Cosmic och arbetar för att anpassa Cosmic efter de nio regionernas behov.

Cosmic omfattar ett vårdinformationssystem inklusive stöd för bland annat operation, anestesi/intensivvård, obstetrik och cytostatika samt drifttjänst, support och underhåll.

Alla nio regioner inom Sussa samverkan inför Cosmic vid olika tillfällen. Region Gävleborg är fjärde region ut och har planerad produktionsstart vecka 3 2025.

Det finns många fördelar med Cosmic för både personal och patienter och nedan listas några av dem.

För patienter innebär det:

•    En journal – patienterna behöver inte ge samma grundläggande information vid flera vårdkontakter. 
•    Patientsäkerheten ökar och det blir lättare för vårdpersonalen att få en överblick.

För medarbetarna i vården innebär det:

•    Mindre administration – vilket kan ge mer tid till patienterna.
•    Lättare att planera och hitta information.
•    Enklare att kommunicera med patienter och med andra vårdkontakter.
•    Ett vårdinformationsstöd som kan utvecklas över tid och bidra till underlag för forskning.

De nio regioner som ingår i Sussa samverkan har tillsammans kravställt vilka funktioner det nya vårdinformationsstödet Cosmic ska innehålla. Kraven är formulerade utifrån de behov och önskemål som togs fram i det gemensamma arbetet inför upphandlingen.

Målsättningen är en journal med tydlig struktur för att jobba mer enhetligt och lättare kunna återfinna information. Det underlättar vår planering, informationsöverföring till kvalitetsregister eller när man exempelvis ska forska på journalens innehåll. Tillsammans räknas vi som EN STOR kund hos leverantören Cambio.

I vår gemensamma anpassning av Cosmic ingår både grundfunktionaliteten och specialfunktionerna i Cosmic, som till exempel operationsplanering, cytostatika, anestesi och intensivvård.

Ja, det kommer att vara integrerat och patienten kommer att ha möjlighet att kommunicera med vården via 1177.se.

Medarbetarens behörigheter kommer att sättas efter gällande lagstiftning, exempelvis patientdatalagen. Du kommer inte att ha tillgång till all information om alla patienter, men det kommer definitivt bli lättare att komma åt rätt information.

FVIS-programmet jobbar mycket med informationssäkerhet och behörighetshantering utifrån målsättningen att informationen ska vara tillgänglig samtidigt som den ska vara säker.

Nej, sammanhållen journal betyder en journal per patient och vårdgivare (Region Gävleborg är en vårdgivare). Cosmic innehåller en integrerad NPÖ-tjänst som ger möjlighet att visa information från andra regioner i enlighet med patientdatalagen.

Cosmic levereras med ett gemensamt Sussa-innehåll som syftar till att systemet ska förvaltas gemensamt.

Vid produktionsstart får vi en första version av Cosmic som sedan vidareutvecklas både vad gäller innehåll och funktionalitet. Större förändringar hanteras främst av den gemensamma förvaltningsorganisationen Sussa Vårdstöd och ska möta de gemensamma behoven för alla nio regioner.

Varje region har viss frihet att anpassa arbetssätten i Cosmic eftersom vårdsystemen skiljer sig åt idag. Dessa regionala anpassningar hanteras genom en särskild regional process. Fokus just nu är att säkerställa de grundläggande förutsättningarna för att införa Cosmic, och att förstå samt använda den funktionalitet som finns så bra som möjligt. Vidareutveckling utöver det kommer senare.

Ja, alla hälsocentraler i Region Gävleborg kommer att använda Cosmic.

Nej inte alla men vi kommer ha betydligt färre "uthopp".

Nej, Sussa har en egen konfiguration av Cosmic men har man jobbat i Cosmic tidigare så kommer man känna igen sig.

Önskemål om förändring av eller nya mallar ska först tas om hand regionalt innan de skickas in till Sussa vårdstöd för beslut.

Alla användare som ska använda Cosmic behöver en grundbehörighet som består av yrkesneutrala behörighetsprofiler. Varje behörighetsprofil är kopplad till en eller flera användarroller. Till exempel kan grundbehörighet 4.6.5 Leg behandlare läkemedel kopplas till användarrollen Sjuksköterska.

En användarroll är det som personalen loggar in med i Cosmic. För att logga in till Cosmic behöver användaren först autentisera sig med ett e-tjänstekort (SITHS-kort) och en sexsiffrig PIN-kod.

Behörighetens omfattning styrs av vilken enhet som väljs vid inloggning i Cosmic. När en medarbetare behöver arbeta på flera enheter, t ex en medicinläkare som gör endoskopiundersökningar på kirurgen så behöver man då lägga upp behörighet både på Medicin och Kirurg i Cosmic. Detta medför också att medarbetaren kommer med i urvalen i Cosmic för den yrkesroll medarbetaren har. Att komma upp i urvalen betyder till exempel att personen blir möjlig att boka in eller konsultera för övriga som har behörighet på det verksamhetsområdet.

Ja, en medarbetare kan ha flera behörighetsprofiler, användarroller och enheter att välja på vid inloggning.

Tilläggsbehörigheter är utökade behörigheter som ger tillgång till funktioner som inte är specifikt kopplade till en användares roll. Tilläggsbehörigheter slår igenom på alla verksamheter i Cosmic där medarbetaren har behörighet.

För mer information, se det senaste godkända behörighetsdokumentet: Behörighetsdokument 4.7 - Sussa vårdstöd - FASTSTÄLLT 2024-11-15 (excel)

Det är chefer som tilldelar behörigheter.

Ja, chefer kan välja att delegera behörighetstilldelning till någon av sina medarbetare, förutsatt att medarbetaren är på samma enhet organisatoriskt.

För att delegera:
- Gå in på Cosmic Behörigheter Systembehörighet.
- Klicka på IT -> Administrera -> Systembehörighet -> Delegera Ansvar.
- Sök fram användaren genom att knappa in användarnamn på personen som ska hjälpa till med behörighetstilldelningen.

Lägg till, ändra eller ta bort behörigheter görs i Cosmic behörigheter: Systembehörighet

Klicka på IT -> Administrera -> Systembehörighet.
Under Lista över uppdrag och anställningar syns de medarbetare du är chef för.
För mer information, se Lathund Lägga Behörighet I Cosmic.

Hämta hem och fyll i beställningsunderlaget för tilläggsbehörigheter. Skicka sedan det färdiga beställningsunderlaget via supportcenter :Logga in till supportcenter

Beställningsunderlag Tilläggsbehörighet: Beställning av tilläggsbehörigheter (excel).

Just nu går det inte att lägga på behörigheter direkt i anställningsprocessen. Grundbehörighet läggs istället via Cosmic Behörighet efter att medarbetaren har fått sin anställning. Från och med i början av nästa år kommer det dock att vara möjligt att lägga på behörigheter direkt i anställningsprocessen.

Chefer på icke-vårdande enheter, som exempelvis HSR, kan tilldela behörigheter för sina medarbetare och ange vilka verksamhetsområden de ska ha tillgång till.

Det tar mellan 15 och 45 minuter innan behörigheten slår igenom i Cosmic.

Det går inte att tilldela behörigheter över vårdgivargränser. Detta gäller både för privata vårdgivare och för regionen som vårdgivare. För att en medarbetare ska kunna få behörigheter över vårdgivargränser krävs ett externt uppdrag hos den aktuella vårdgivaren.

Exempel: Om en medarbetare har sin huvudanställning hos en privat vårdgivare men även arbetar på Familjeläkarjouren (inom Region Gävleborg), måste det finnas ett externt uppdrag hos Familjeläkarjouren för att behörigheten ska kunna tilldelas där.

Prata i första hand med din chef eller med ditt verksamhetsstöd.  

För kontakt med FVIS-support om behörigheter så Logga in till Supportcenter och väl felanmälan -> Cosmic ELS.

Ja, du kan använda båda så länge du har har aktiverat SITHS mobilt eID på en telefon samt har ett SITHS-kort med giltigt certifikat.

Nej.

Nej, man kan filtrera på Mina enheter, Min vårdgivare och Alla vårdgivare. Vid Alla vårdgivare krävs samtycke från patienten. Samtycke kan dokumenteras i Basdata.

Du öppnar upp olika delar av journalen med aktiva val, din behörighet styr också vilka delar du har tillgång till.  

Nej, det kan du inte. Varken SUSSA-regioner eller andra regioner.

När vi börjar använda Cosmic kommer vissa rapporter behöva byggas om eftersom den data som finns i Cosmic innefattar nya termer och registreras på nya sätt. Ett antal prioriterade rapporter kommer att vara klara till vecka 3 2025, och fler rapporter läggs till i Cyklop över tid. Cyklop kommer alltså att fortsätta vara vårt verktyg för rapportering även efter att Cosmic införts.

Vi har en pressad tidplan och inför de grundläggande funktionerna först för att säkerställa ett patientsäkert och stabilt Cosmic. Grundläggande funktioner som inte är avgörande för produktionsstart planeras att införas senare.

Vi har tillsammans med verksamheten identifierat vilka funktioner som måste vara på plats för att produktionen ska vara stabil från dag ett. Alla funktioner är viktiga, men vi måste prioritera patientsäkerhet och stabilitet först.

Vårt mål är att ni ska kunna fortsätta arbeta säkert och effektivt under övergången till Cosmic. Ni kommer att fortsätta använda vissa befintliga system och genom övergångslösningar* ha tillfälliga arbetssätt tills de nya funktionerna kan införas.

* Övergångslösningar: Avser de arbetsrutiner som tillfälligt behöver justeras inför/under pre-produktion och inför produktionsstart.

Information om införandet av funktioner i Cosmic kommer till medarbetare via deras chefer.

Migrering innebär att information kopieras från ett journalsystem till ett annat. Syftet är att säkerställa att relevant patientdata finns tillgänglig i det nya systemet.  

Tre metoder används för att flytta information från de gamla systemen till Cosmic:

• Automatiserad migrering med RPA - data hämtas från ersatta system och sparas i ett mellanlager. Där bearbetas data och överförs sedan till motsvarande plats i Cosmic.
• Maskinell migrering - data extraheras i en fil från de ersatta systemen och överförs till Cosmic.
• Manuell migrering av data – överföringen av data sker manuellt genom att vårdpersonal tittar och läser information i de ersatta systemen och skriver in det på nytt i Cosmic.

En kombination av metoder ger det bästa resultatet eftersom olika typer av data kräver olika hantering. Automatiserad och maskinell migrering minskar arbetsbördan, men manuell migrering säkerställer kvalitet och anpassning för data som inte kan hanteras automatiskt.

Med hjälp av robotar migreras information som patientens tolkbehov, godkännande för SMS och telefonnummer för SMS. Väntelistor från PMO och Elvis samt barnens tillväxtkurvor migreras också maskinellt. En flagga kommer också finnas i Cosmic om patienten har en uppmärksamhetssignal i något av PMO eller Melior. Manuell hantering krävs för att komplettera information som uppmärksamhetssignaler och delar av väntelistor som inte matchas automatiskt mellan systemen.

De tidiga användarna har flera viktiga uppgifter. Deras främsta uppgift är att skapa tidböcker i Cosmic, eftersom Cosmic till en början är tomt. För att verksamheten ska kunna arbeta direkt i Cosmic behöver dessa användare sätta upp tidböcker där patienter kan bokas.  

Före produktionsstart migreras information som behövs för att kalla patienter och planera vård, samt data för nationell uppföljning. Efter produktionsstart fortsätter arbetet vid första patientkontakt, exempelvis uppdatering av läkemedelslistor och komplettering av patientkort.

Nej. Väntelisteposterna kommer att migreras till Cosmic men kommer också att finnas kvar i Elvis och PMO. Det kommer att finnas lång läsbehörighet i de gamla systemen för att säkerställa tillgång till historisk data.

Nej. Bokningar som görs i Elvis efter vecka 3, 2025, migreras inte automatiskt till Cosmic. Hantering av dessa patienter kräver manuell insats. Inga bokningar migreras över utan endast planeringsunderlag.  

Nej, arbete ska ske i Cosmic men vi kan behöva läsa i både PMO/Elvis och i en övergångsperiod. Detta är nödvändigt för att säkerställa att all relevant information följer med korrekt till Cosmic.  

Nej, väntelisteposten ligger kvar i Cosmic och man får se till att radera den i Cosmic när patienten är bokad. Detta är ett av de manuella jobben som behöver göras, då kan det vara bra att kunna se i PMO/Elvis att patienten varit där.  

Utbildningen för verksamhetsstöden pågår under två dagar per person och genomförs under veckorna 38–39 år 2024. 

Slutanvändarutbildningen i Region Gävleborg är organiserad i utbildningsblock för olika verksamhetsområden, där varje block sträcker sig över två veckor med start vecka 44 och avslutning vecka 51.

Utbildningen består av två delar: först genomför slutanvändarna en e-learning som innehåller filmer, interaktiva övningar och simuleringar anpassade till yrkesrollen. Denna del tar cirka 3-9 timmar att genomföra.

Därefter deltar slutanvändarna i en digital klassrumsutbildning via Teams, som varar i fyra timmar per tillfälle och leds av projektdeltagare.

Under utbildningen finns verksamhetsstöden tillgängliga för att ge stöd och vägledning vid behov. Klassrumsutbildningen erbjuds på både förmiddagar och eftermiddagar.

Slutanvändare som arbetar i flera enheter deltar i de delar av utbildningen som är mest relevanta för deras arbetsuppgifter. Efter utbildningen förväntas de dela med sig av sina lärdomar till medarbetare och andra slutanvändare inom enheten.

Verksamhetsstöden genomgår en egen specifik utbildning under veckorna 38–39 år 2024.

Därefter får verksamhetsstöden avgöra om de ska delta på slutanvändarutbildningen tillsammans med sina medarbetare på valfria pass för att stötta och vägleda dem. Inga egna möteslänkar för slutanvändarutbildningen kommer att skickas till verksamhetsstöden.

Ja, chefer som också arbetar kliniskt behöver anmäla sig till slutanvändarutbildningen som motsvarar deras grundprofession. De chefer som inte arbetar kliniskt ska i stället genomföra e-learning och få stöd från verksamhetsstöden för att förstå de förändrade arbetssätten.

Ja, det kommer att finnas datorutrustade lokaler i Gävle, Hudiksvall och Bollnäs för de som inte har tillgång till en dator på sin arbetsplats. Platserna är begränsade, så vi rekommenderar att ni i första hand använder datorer på arbetsplatsen om de finns tillgängliga, för att möjliggöra att fler kan nyttja datalokalerna vid behov.

Utbildningsmiljön är en simulerad version av Cosmic, där användarna kan bekanta sig med systemet och testa olika funktioner. Miljön nås via VDI Horizon, vilket innebär att den är tillgänglig via en regional dator.

Testpatienter är fiktiva patienter som används i utbildningsmiljön för att simulera verkliga scenarion i Cosmic. Dessa patienter finns endast i utbildningsmiljön och kommer inte att förekomma i den riktiga versionen av Cosmic som används i Region Gävleborg och de privata hälsocentralerna. 

Eftersom utbildningsmiljön har en begränsning på max 500 samtidiga användare, har antalet inloggningar per enhet fördelats jämnt över verksamheterna. För mer information kan du kontakta verksamhetsstödet på din enhet. Det finns också möjlighet till ”drop in” för övning i utbildningsmiljön på några datorer i datasalarna: 5 datorer i Gävle, 2 i Hudiksvall och 2 i Bollnäs.

Framtidens vårdinformationsstöd (FVIS) innebär en sammanhållen digital vårdmiljö som ska ge förutsättningar för att förbättra och utveckla vårdens utförande med individen i centrum. Denna förändring går hand i hand med en ny helhetslösning för hela vårdflödet inom hälso- och sjukvården och omfattar den sjukhusbaserade vården samt primärvården. FVIS kommer bland annat innefatta en sammanhållen och integrerad journal per patient.

Arbetet kring Cosmic görs i en programorganisation som heter FVIS. Det finns ett Sussagemensamt FVIS-program och regionala FVIS-program. FVIS-programledning finns till för att stödja och driva det utvecklings- och förbättringsarbete som genomförs vid införandet av Cosmic.

Sussa står för strategisk utveckling av sjukvårdsstödjande applikationer. Sussa samverkan är ett samarbete mellan nio regioner där den övergripande idén är att samverka för att uppnå målen i nationell vision för e-hälsa 2025. En del av arbetet är att införa Cosmic.

Vision e-hälsa innebär att man vill tillvarata digitaliseringens möjligheter till att både utveckla och effektivisera hälso- och sjukvården till en mer god och jämlik vård. Samverkan skapar förutsättningar för effektivare arbetssätt i vården samt bidrar till att regioner kan erbjuda en god och jämlik vård.

Regionerna Gävleborg, Sörmland, Västerbotten, Västernorrland, Örebro län, Dalarna, Blekinge, Halland och Norrbotten ingår i Sussa samverkan.

Organisationen bildades redan på mitten av nittiotalet och inkluderade då fem regioner som tillsammans utgjorde en kundgrupp: Blekinge, Sörmland, Västerbotten, Västernorrland och Örebro län. Inledningsvis samverkade man kring förvaltning och utveckling av journalsystemet NCS Cross.

År 2014 föddes idén till att samverka för att upphandla ett nytt journalsystem. Upphandlingen startade och år 2018 vann Cambio Healthcare Systems leverantörstiteln. Juni 2019 tecknade de fem regionerna i kundgruppen från nittiotalet avtal med Cambio och 2020 tecknade ytterligare fyra regioner avtal med leverantören: Dalarna, Gävleborg, Halland och Norrbotten.

Genom att vi är nio regioner som gör det här tillsammans kan vi göra stora samordningsvinster. Vi kan gå in med gemensamma resurser, vilket gör att var och en av regionerna inte behöver skjuta till lika mycket resurser som om man gjorde detta på egen hand.

Vi kan dessutom hjälpas åt när det gäller kunskapsöverföring och erfarenhetsutbyten.
Framöver kommer våra nio regioner också under en lång tid samverka i en gemensam förvaltningsorganisation som ska hantera förvaltningen och vidareutvecklingen av Cosmic.

Sussa vårdstöd är Sussa samverkans gemensamma organisation för förvaltning av vårdinformationsstödet Cosmic och bemannas av medarbetare från alla nio regioner. Med Sussa vårdstöd blir vi tillsammans en stark part i samarbetet med leverantören och hjälps åt att driva på besluten om utveckling av funktionalitet.

Vi är starkare tillsammans! Det är den enkla anledningen till att alla nio regioner samverkar. Utgångspunkten är att lika och gemensamt är det normala. Sussa vårdstöd är ytterligare ett bidrag till vår samverkan. 

Med Sussa vårdstöd:

• Möjliggörs en säker och kostnadseffektiv regiongemensam styrning av systemförvaltning, support och IT-drift.
• Säkerställs det att det på sikt nyttjas gemensamma resursers kompetens och erfarenheter.
• Förbättras förutsättningarna för nationell samordning - tillsammans har vi mer att säga till om.
• Betraktas alla nio regioner som en kund och därmed en starkare beställare mot Cambio.

Med Sussa vårdstöd blir vi tillsammans en stark part i samarbetet med leverantören vilket hjälper Sussa vårdstöd att driva på besluten om utveckling av funktionalitet.

Sussa vårdstöds styrgrupp kommer att styra organisationen där ordförande (objektägare) och vice ordförande (objektägare, it) också har ledande roller i organisationen.

Dessa kommer att ha uppdraget under ett år, därefter övertar biträdande ordförandeskapet i respektive roll. Varje regions styrgruppsmedlem kommer att inneha ordförandeskapet enligt ett rullande schema. När biträdande tar över ordförandeskapet utser styrgruppen en ny biträdande.

Styrgruppen för Sussa vårdstöd fastställer årligen organisationens uppdrag, ambitionsnivå och bemanning genom en objektplan/verksamhetsplan med tillhörande budget och kvalitetsmått.

Sussa vårdsstöd har redan startat. Vanligtvis när regioner köper nya system implementerar man systemet, bygger upp en förvaltning och sköter driften själva. Inom Sussa samverkans FVIS-program ser det annorlunda ut. Här har regionerna köpt en tjänst som omfattar bland annat support samt förvaltnings- och utvecklingsarbete men där själva driften av Cosmic också ingår. Tjänsteavtalet med Cambio innebär att drift- och underhållsavtal börjar gälla redan efter acceptenstest 1, vilket var i februari 2023. Därför har Sussa vårdsstöd redan startat.

Områden som Sussa vårdstöd kommer att hantera är: 

• Omvärldsbevakning och extern samverkan 
• Innovation 
• Krav- och behovsinsamling 
• Utbildning 
• Interna lednings- och stödförmågor 
• Mål- och kvalitetsstyrning 
• Ekonomistyrning 
• Leverantörshantering 
• Ärendehantering 
• Mottagande av leverans (release) 
• Test- och validering
•  Arkitektur

De funktioner som inte har någon koppling till bakomliggande journalsystem kommer att fungera på samma sätt som tidigare i Clinic24.

Till exempel:

• Att ta emot och genomföra digitala besök (video, chatt, ljud)
• Hanteringen av asynkrona chattar
• Att skicka och ta emot formulär
• Att skicka och ta emot konsultationer

Boka tid från journalsystemet

Det kommer att vara möjligt att boka tid för digitalt besök direkt från Cosmic. Observera att det endast är bokningar som skapas från driftstart som kommer kunna föras över till Min vård Gävleborg. De eventuella bokningar som skapas i Cosmic innan driftstart kommer inte synkas in automatiskt. Om patienten loggar in i Min vård Gävleborg efter driftstart ska de eventuella bokningar patienten har synkas in.

Status: Denna funktion kommer att finnas på plats från vecka 3.  

Överföra anteckningar från Clinic24 till journalsystemet

Det kommer att vara möjligt att exportera journalanteckningar från Clinic24 direkt till Cosmic. Denna funktion i Cosmic gäller givetvis både primärvården och specialiserade vården, idag är journalöverföring endast möjlig för primärvården som använder PMO.  

Status: Denna funktion kommer INTE finnas på plats vecka 3. 

Bokningar via Min vård Gävleborg

Tider som patienten bokar via Min vård Gävleborg (antingen via triagen eller genom bokningsbiljett) kommer att gå över till tidboken i Cosmic.

Status: Denna funktion kommer att finnas på plats från vecka 3. Bokningsbara tider med vårdtjänster för Min vård Gävleborg behöver läggas upp i tidböckerna. Tiderna som är upplagda i Cosmic kommer att bli synliga för patienten i Min vård Gävleborg från 14 januari.  

Konsultationer

Med införandet av Cosmic tillkommer ny funktionalitet som kommer att påverka arbetsflödena för konsultationer. Vissa konsultationer som idag hanteras i Clinic24 kommer framöver delvis att ske i Cosmic. Detta innebär att vårdpersonal kan behöva växla mellan systemen beroende på typ av konsultation.  

Bokningsbiljett skapad i Cosmic

Vid uppskapandet av bokningsunderlag med vårdtjänst för Min vård Gävleborg samt utan en bokad tid i Cosmic kommer en bokningsbiljett som speglar bokningsunderlaget kunna skapas upp i Min vård Gävleborg. När patient använder bokningsbiljetten och bokar in en tid uppdateras bokningsunderlaget i Cosmic med den bokade tiden. 

Status: Det är stor risk att denna funktion inte finns på plats från vecka 3 då tester inte gett lyckat resultat ännu.  

Ombokning och avbokning

Det kommer att vara möjligt för invånarna att direkt omboka och avboka besök i Min vård Gävleborg. Ombokningen eller avbokningen förs över till Cosmic så att bokningen uppdateras direkt i journalsystemet. Detta gäller för de flesta fysiska och digitala besök bokade i Cosmic eller Min vård Gävleborg, fram till 24 timmar innan besöket. Denna funktion kommer endast vara tillgänglig på bokningar som görs efter införandet av Cosmic. Som en följd av implementeringen av denna funktion kommer den nuvarande lösningen i Min vård Gävleborg för att omboka eller avboka att förändras. 

Status: Hälso- och sjukvårdsdirektören har tagit beslut att offentliga hälsocentraler och specialistvårdens öppenvårdsmottagningar ska erbjuda bokningsbara tider varje dag för samtliga vårdtjänster.

Det är inte bestämt när denna funktion kommer att finnas på plats.